Schnittstellen
Niemand muss etwas hochladen. Ihr Scanner legt ab, Ihr Lieferant schickt eine Mail, Ihre Warenwirtschaft übergibt direkt — und was im Tresor passiert, meldet der Tresor an Ihre Systeme zurück.
Eingerichtet wird er von uns — Sie müssen dafür nichts können und nichts installieren.
| Weg | Typisch für | Ausgelöst durch | Richtung |
|---|---|---|---|
| Netzwerkordner | Scanner, Multifunktionsgeräte, ältere Programme | Datei erscheint im Ordner | hinein |
| E-Mail-Postfach | Lieferanten, die per Mail fakturieren | Neue Nachricht | hinein |
| Programm-Schnittstelle | Warenwirtschaft, ERP, Scanner-Software | Ihr System übergibt | hinein |
| E-Rechnung | ZUGFeRD und XRechnung | Rechnung bringt die Daten mit | hinein |
| Benachrichtigung | ERP, Banking, Ticketsystem | Etwas ändert sich am Beleg | hinaus |
| DATEV | Steuerkanzlei | Zeitplan oder Freigabe | hinaus |
Hinein
Für alles, was keine eigene Schnittstelle hat — den Scanner im Flur, die alte Branchensoftware, den Kollegen, der lieber Dateien schiebt. Jeder Tresor hat seinen eigenen Ordner; was dort landet, holt sich der Tresor von selbst. Anschließend sieht man am Ordner, was verarbeitet wurde und was nicht.
Ein Ordner je Mandant
Rechnungen kommen ohnehin per Mail — künftig an eine Adresse, die direkt in den passenden Tresor führt. Die Nachricht selbst wird mit archiviert, nicht nur der Anhang: Nachweis und Beleg bleiben zusammen. Bekannte Absender werden automatisch dem richtigen Lieferanten zugeordnet.
Der Lieferant sortiert für Sie mit
Ihre Warenwirtschaft, Ihr ERP oder Ihre Scanner-Software können Belege direkt übergeben. Jeder Zugang gehört zu genau einem Tresor und kann in keinen anderen schreiben — das ist keine Einstellung, die man vergessen kann, sondern so gebaut. Ihre IT bekommt von uns die technische Beschreibung.
Für ERP und eigene Programme
ZUGFeRD und XRechnung liefern Rechnungsnummer, Datum und Beträge bereits als Datensatz mit. KantTresor liest sie von dort statt aus dem Bild — damit entfällt die häufigste Fehlerquelle beim Erfassen.
Pflicht ab 2025 — vorbereitet
Alle vier münden in dieselbe Verarbeitung: Texterkennung, Zuordnung, Freigabe, Archivierung. Der Weg ändert nur, wie ein Dokument ankommt — nicht, was danach mit ihm passiert.
Hinaus
Ein Archiv, das man abfragen muss, wird zur Sackgasse. Deshalb geht die Bewegung auch in die andere Richtung.
Die Belege gehen direkt an Ihre Kanzlei, ohne dass jemand Dateien hin- und herschickt. Jede Übertragung wird mitprotokolliert — Sie sehen jederzeit, was übermittelt wurde.
ERP, Banking, Ticketsystem werden automatisch benachrichtigt, sobald sich an einem Beleg etwas ändert — freigegeben, bezahlt, Frist erreicht. Kein Nachfragen, keine Zwischendatei.
Ein vollständiges Datenpaket samt Verfahrensdokumentation, auf Knopfdruck. Dazu verschlüsselte, geplante Sicherungen für den Fall der Fälle.
Umstieg
Ein neues Archiv ist erst dann eines, wenn das alte darin aufgegangen ist. Deshalb ist die Übernahme kein Zusatzprojekt, sondern Teil der Einrichtung.