Funktionen
Sechs Arbeitsschritte, die Sie nicht mehr machen.
Erfassen, erkennen, prüfen, finden, bewahren, gemeinsam arbeiten — jeder davon kostet heute Zeit, und jeder davon läuft im Tresor von allein.
Erfassen
Alles kommt an einer Stelle an
Ein Eingang für Upload, Scan, E-Mail und Netzwerkordner. Was hereinkommt, wird sofort durchsuchbar gemacht — auch der gescannte Papierbeleg, und ohne dass jemand ihn anfassen muss.
- Dubletten fallen von selbst weg Derselbe Beleg zweimal eingescannt erzeugt kein zweites Dokument. Er wird am vorhandenen vermerkt und macht keine Arbeit.
- Versionen statt Überschreiben Eine korrigierte Rechnung wird zur neuen Fassung derselben Akte. Die alte bleibt sichtbar, und Sie bestimmen, welche als Hauptbeleg gilt.
Erkennen
Das System lernt Ihre Belege
Zuordnung ist keine Fleißaufgabe. KantTresor schlägt Dokumentart, Lieferant und Beträge vor — Sie bestätigen oder korrigieren, und genau das ist das nächste Training. Gelernt wird ausschließlich auf Ihren eigenen Dokumenten.
- Vorschläge, keine Automatik Jeder Vorschlag zeigt, woher im Dokument er stammt. Übernommen wird nur, was Sie annehmen — und jede Übernahme steht im Protokoll.
- Ihre Eingabe gewinnt immer Was Sie selbst eingetragen haben, überschreibt keine Automatik. Ihre Korrektur ist die Wahrheit, nicht ein Zwischenstand.
Prüfen
Freigaben laufen von allein
Freigabegrenzen, Vier-Augen-Prinzip, Fristen: Sie legen einmal fest, was wann passieren soll, und der Tresor hält sich daran. Auf dem Tisch eines Menschen landet nur, was davon abweicht.
- Zugewiesen an Rollen, nicht an Personen Urlaub blockiert deshalb keinen Vorgang. Vertretungen sind zusätzlich möglich.
- Fristen mit Erinnerung Läuft eine Frist ab, meldet sich das System und gibt den Vorgang weiter — statt dass er still liegen bleibt.
Finden
Suchen dauert Sekunden, nicht Minuten
Die Suche greift auf den erkannten Text jedes Dokuments zu. Dazu Filter, die zur Buchhaltung passen: Zeitraum, Lieferant, Dokumentart, Betrag.
- Gespeicherte Ansichten „Offene Eingangsrechnungen diesen Monat" bekommt einen Namen und liegt danach als Schnellzugriff in der Seitenleiste. Ein Klick, kein Vorgang.
- Spalten nach Ihrem Bedarf Was Sie im Alltag vergleichen, steht nebeneinander in der Liste — statt in jedem Dokument einzeln.
Bewahren
GoBD ist kein Nachgedanke
Das Original wird nach dem Eingang unveränderbar festgeschrieben; jede spätere Bearbeitung lässt es unberührt. Aufbewahrungsfristen laufen automatisch mit — Sie müssen nicht daran denken, was wie lange zu halten ist.
- Vollständiges Protokoll Wer hat wann was gesehen, geändert, freigegeben — abrufbar direkt am Dokument, nicht als Rohdatei zum Auswerten.
- Stempel ohne Eingriff Sichtvermerke und Notizen werden gesetzt, ohne das Original anzutasten.
Arbeiten
Zu mehreren, ohne sich zu behindern
Mehrere Mandanten, mehrere Rollen, ein Login. Was jemand nicht darf, sieht er gar nicht erst — und wenn zwei gleichzeitig am selben Beleg sind, merkt man es rechtzeitig.
- Zwei-Faktor-Anmeldung Optional je Benutzer, mit Wiederherstellungscodes. Wer sie braucht, bekommt sie; wer nicht, wird nicht gezwungen.
- Auf dem Telefon dabei Der Tankbeleg wird fotografiert und liegt im Tresor, bevor er im Auto liegen bleibt.